Alert prawny

dla Klientów Kancelarii

w związku z COVID-19

dotyczący

stosunków zatrudnienia

Szanowni Państwo,

w związku z rozprzestrzenianiem się koronawirusa wywołującego COVID-19, niezbędne stało się ustanowienie nowych lub wykorzystanie w pewnym zakresie już obowiązujących, odpowiednich regulacji prawnych pozwalających na stosowanie działań mających na celu przeciwdziałaniu kolejnym zarażeniom oraz ograniczanie negatywnych konsekwencji epidemii koronawirusa dla zatrudnianych pracowników i własnego przedsiębiorstwa.

Poniżej przedstawiamy Państwu informacje, które mogą się okazać dla Państwa niezwykle przydatne.

Koronawirus a Prawo Pracy

 Obowiązki pracodawcy:

• Pracodawca ma obowiązek ochrony zdrowia i życia pracowników poprzez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.
• Pracodawca ma obowiązek z zachowaniem poufności, niezwłocznie odsunąć pracownika zarażonego wirusem, który stwarza zagrożenie rozprzestrzenienia zakażenia lub choroby zakaźnej od wykonywania prac, przy wykonywaniu których istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

 Możliwe działania pracodawcy:

1. Podejmowanie działań prewencyjnych, w szczególności poprzez zapewnienie środków antybakteryjnych, przeprowadzenie dezynfekcji pomieszczeń, prowadzenie akcji informacyjnych, ograniczenie przebywania przez pracowników w biurze.
2. Wprowadzenie procedury wewnątrzzakładowej regulującej szczególny tryb postępowania w danym zakładzie pracy w czasie występującego zagrożenia.
3. Pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania przez oznaczony czas (praca zdalna),
   • Polecenie pracownikowi wykonywania pracy zdalnej następować będzie w tym przypadku w drodze polecenia służbowego, a decyzja o poleceniu pracy zdalnej będzie leżeć wyłącznie w gestii pracodawcy. W takim wypadku pracownik nie może odmówić wykonywania pracy zdalnej, a niedostosowanie się do polecenia pracodawcy będzie skutkowało naruszeniem przez pracownika swoich obowiązków.
   • Zgodnie z opinią Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej polecenie pracy zdalnej nie musi zostać wydane przez pracodawcę na piśmie, ale może zostać również przekazane pracownikowi ustnie czy za pomocą środków elektronicznej komunikacji. O taki tryb pracy może złożyć wniosek również pracownik, chociaż taki wniosek pracownika nie będzie wiązał pracodawcy. Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy oraz jest zobowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (…), w związku z czym Ministerstwo zaleca w ramach możliwości pracodawcy zlecanie pracownikom pracy zdalnej. Jako, że polecenie wykonywania pracy zdalnej przez pracownika zależy do decyzji pracodawcy, może on również w każdej chwili polecić pracownikowi powrót do pracy w „normalnym” trybie.
   • Chociaż obowiązująca specustawa nie zawiera jeszcze definicji pracy zdalnej, to zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa, praca zdalna nie jest tożsama z telepracą i nie wiąże się z koniecznością wykonywania jej przez pracownika za pośrednictwem komunikacji elektronicznej, ale polega na wykonywaniu jej poza miejscem jej stałego wykonywania. Dodatkowo, jako że praca zdalna polega wciąż na wykonywaniu przez pracownika swoich obowiązków, tyle że poza miejscem stałej pracy, wynagrodzenie pracownika nie ulega zmianie i przysługuje mu w pełnej wysokości. Przy pracy zdalnej dotychczasowe godziny i zakres wykonywania obowiązków muszą być przestrzegane.
   • Specustawa nie precyzuje, czy pracodawca może zlecić pracownikowi wykonywanie w trybie pracy zdalnej innego zakresu obowiązków, jeżeli wykonywanie w trybie zdalnym pracy określonej w umowie nie jest możliwe. Za taką możliwością przemawia treść przepisu art. 42 § 4 Kodeksu Pracy, zgodnie z którym możliwe jest powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nie przekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. Niejednoznaczne pozostaje, w jakiej formie może na gruncie nowej ustawi nastąpić powierzenie w tym trybie pracownikowi innej pracy niż ta określona w umowie, jeżeli możliwości takiej nie przewiduje sama umowa o pracę. Wydaje, się że najbezpieczniejszym rozwiązaniem dla pracodawcy jest zawarcie w tym zakresie porozumienia z pracownikiem lub sporządzenie aneksu do umowy.
4. Pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu zaległego w określonym terminie do końca września kolejnego roku kalendarzowego, nawet bez uzyskiwania zgody pracownika (prawo pracy nie zawiera jakichkolwiek przeciwwskazań w tym zakresie, jest to również stanowisko zgodne z linią orzeczniczą Sądu Najwyższego).
5. Po stronie zakładu pracy może dojść do przestoju. Przestój jest nieplanowaną, przejściową, aczkolwiek nieograniczoną czasowo przerwą w wykonywaniu pracy spowodowaną zaburzeniami w funkcjonowaniu zakładu powstałymi wskutek niedających się przewidzieć okoliczności. W takim przypadku, pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia. W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów.

Podkreślić należy, że na podstawie ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, Główny Inspektor Sanitarny (a także działający z jego upoważnienia wojewódzki inspektor sanitarny) został wyposażony w kompetencje do wydawania pracodawcom decyzji nakładających obowiązek podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych oraz żądać informacji w tym zakresie, a także zaleceń i wytycznych określających sposób postępowania w trakcie realizacji zadań.

Pracodawca nie jest uprawniony:

• do dokonywania samodzielnej oceny zdrowia pracownika,
• do zobowiązania pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego w terminie określonym przez pracodawcę.

Uprawnienia i obowiązki pracowników:

1. Pracownik jest zobowiązany do stosowania się do poleceń pracodawcy i przestrzegania przepisów BHP – niedostosowanie się może skutkować karą porządkową.
2. Pracowników obciąża obowiązek zaniechania wykonywania prac, przy których wykonywaniu istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby – jeżeli są osobami zakażonymi, chorymi na chorobę zakaźną lub nosicielami.
3. Pracownikowi – ubezpieczonemu zwolnionemu od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem w wieku do ukończenia 8 lat, przysługuje dodatkowy zasiłek opiekuńczy za okres nie dłuższy niż 14 dni w przypadku zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których uczęszcza dziecko, z powodu koronawirusa (na dziecko które skończyło 8, ale ma mniej niż 14 lat zasiłek przysługuje tylko wtedy, gdy dziecko jest chore).

• Zasiłek przysługuje na równi matce i ojcu dziecka, ale nie wypłaca się go obojgu rodzicom, jest to zasiłek przysługujący jednemu z pracujących rodziców, który podjął sprawowanie opieki. Jeżeli rodzic jest zatrudniony, to wnioski o wypłatę zasiłku i wolne dostarcza swojemu pracodawcy. Jeśli prowadzi działalność gospodarczą, wniosek składa do najbliższego ZUS-u.
• Dokumenty, które należy złożyć w swoim zakładzie pracy niezbędne do przyznania i wypłaty zasiłku opiekuńczego to oświadczenie rodzica o nieprzewidzianym zamknięciu placówki oraz wniosek o wypłatę zasiłku opiekuńczego na druku ZUS Z-15 A. Zasiłek opiekuńczy przysługuje w sytuacji, gdy nie ma żadnej innej osoby, która sprawowałaby opiekę na dzieckiem i nie ma możliwości osobistej opieki nad dzieckiem.
• Zasiłek opiekuńczy przysługuje z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Oznacza to, że zasiłki nie obciążają funduszu pracodawców. Nawet jeżeli pracodawca wypłaca zasiłek (w przypadku gdy jest do tego zobowiązany), wypłacone kwoty rozlicza z ZUS.

4. Pracownikom, mającym pod opieką przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem do dwóch dni z zachowaniem prawa do 100 procent wynagrodzenia. Pracownik musi złożyć odpowiedni wniosek u swojego pracodawcy.
5. Pracownik ma prawo odmowy wykonania polecenia wyjazdu służbowego w miejsce, gdzie występuje koronawirus z powodu bezpośredniego zagrożenia życia lub zdrowia oraz ryzyka rozprzestrzenienia choroby w kraju,. W przypadku gdyby pracownik zdecydował się wyjechać w zagrożone rejony, wówczas pracodawca powinien podjąć działania zmierzające do ograniczenia ryzyk związanych z ewentualną możliwością zarażenia oraz stosować działania minimalizujące zagrożenia,
6. Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi Państwowy Inspektor Sanitarny lub Państwowy Graniczny Inspektor Sanitarny może wydać decyzję o poddaniu kwarantannie lub izolacji osoby przebywającej na terytorium RP.

Jeżeli Państwowy Inspektor Sanitarny lub Państwowy Graniczny Inspektor Sanitarny wyda decyzję (może to się odbyć w obecnych warunkach telefonicznie) o konieczności poddania się kwarantannie lub izolacji, to taka decyzja stanowi podstawę do wypłaty świadczeń z tytułu choroby własnej lub opieki nad chorym dzieckiem lub członkiem rodziny (nie jest potrzebne wydanie e-zla). Zatem za czas nieobecności w pracy z powodu kwarantanny lub izolacji przysługuje wynagrodzenie za czas choroby lub zasiłek chorobowy, wypłacane przez płatnika składek lub Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W tym przypadku niemożność wykonywania pracy w wyniku wydanej decyzji traktuje się na równi z niezdolnością do pracy z powodu choroby. Dodatkowo, jeżeli lekarz uzna, że z racji hospitalizacji, izolacji lub kwarantanny uzasadnione jest wystawienie zwolnienia lekarskiego i je wystawi, to będzie ono podstawą do ustalenia prawa i wypłaty świadczeń z tytułu choroby.

Odosobnienie pracownika (np. kwarantanna pracownika w związku z podejrzeniem wystąpienia koronawirusa) z kwarantanny stanowi dowód usprawiedliwiający nieobecność pracownika w pracy. Zgodnie z ogólnymi zasadami, przez pierwsze 33 dni (14 dni dla pracowników powyżej 50. roku życia) niezdolności do pracy w danym w roku kalendarzowym, pracodawca wypłaca im wynagrodzenie chorobowe. Dopiero po upływie tych limitów ubezpieczonemu należny jest zasiłek chorobowy finansowany z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

7. W przypadku ogłoszenia przez pracodawcę przestoju w zakładzie pracy, pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia. W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów.

Koronawirus a odpowiedzialność deliktowa i kontraktowa

W określonych przypadkach epidemia koronawirusa może stanowić przypadek siły wyższej. Powszechnie przyjmuje się, że siła wyższa jest to wydarzenie o charakterze zewnętrznym, które jest niemożliwe do przewidzenia (lub którego prawdopodobieństwo wystąpienia jest nikłe) i któremu to wydarzeniu nie można było zapobiec – przy czym niezbędne jest, aby wszystkie te przesłanki, występowały w danej sytuacji łącznie.

1. Odpowiedzialność deliktowa (np. odpowiedzialność za szkodę wywołaną ruchem przedsiębiorstwa).

Epidemia koronawirusa może pozwolić na uwolnienie się od odpowiedzialności za wyrządzoną szkodę, jeżeli pomiędzy zdarzeniem stanowiącym siłę wyższą w postaci epidemii koronawirusa, a powstaniem szkody wywołanej przykładowo przez prowadzone przedsiębiorstwo, zachodzi bezpośredni związek przyczynowy, a szkoda powstała w momencie działania siły wyższej.

2. Odpowiedzialność kontraktowa (np. odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy.

Istnieje możliwość uwolnienia się od odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania wynikającego z zawartej umowy (np. niedostarczenie w terminie zamówionego towaru lub niewykonanie usługi) jeśli przyczyna tego stanu rzeczy nie jest wynikiem niedołożenia należytej staranności, a więc jeśli nie można przypisać tej stronie winy. Istotna jest jednak w każdym przypadku analiza zakresu, w jakim epidemia koronawirusa wpłynęła na możliwość wykonania zobowiązania, przy zachowaniu należytej staranności.

W przypadku umów cywilnoprawnych, których wykonaniu staje na przeszkodzie epidemia koronawirusa, zaleca się ich weryfikacje pod kątem postanowień dotyczących możliwości powołania się przez strony umowy na siłę wyższą. Ważna jest również specjalistyczna analiza tych postanowień z punktu widzenia zastosowania odpowiedniej procedury zgłaszania przypadków siły wyższe (umowy mogą określać szczegółową procedurę zgłaszania takich przypadków, której niezastosowanie pozbawia stronę umowy powoływania na taką okoliczność).

Koronawirus a RODO

1. W obecnej sytuacji wymagającej pilnych działań mających na celu zapobieganie rozprzestrzenianiu się koronawirusa, przyjmuje się, że pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracownika dotyczące jego miejsca pobytu, powołując się na uzasadniony prawnie interes pracodawcy (art 6 ust. 1 (f) RODO), którym w takim przypadku jest ochrona zdrowia pracowników oraz innych osób przebywających na terenie zakładu pracy. Przesłanką, która legalizuje również takie zapytanie, jest art 6 ust. 1 (d) RODO tj przetwarzanie danych niezbędne dla ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą lub innej osoby fizycznej.
2. Jeżeli pracodawca jest zainteresowany przetwarzaniem informacji o stanie zdrowia pracownika, to podstawę legalizującą takie działanie może stanowić art 9 ust. 2 (a) RODO, tj. zgoda pracownika lub art 9 ust. 2 (b) RODO, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.
3. Jeżeli pracodawca jest zainteresowany monitorowaniem temperatury pracowników, to podstawę legalizującą takie działanie stanowi art 9 ust. 2 (a) RODO, czyli zgoda takiej osoby lub art 9 ust. 2 (b) RODO, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą. Pomiar temperatury powinien odbywać się z poszanowaniem prywatności, w warunkach uniemożliwiających dostęp do tych danych przez osoby nieupoważnione
4. W przypadku zbierania oświadczeń o stanie zdrowia lub tzw. kart lokalizacji pracowników i osób odwiedzających należy przekazać również klauzulę informacyjną RODO, wskazującą podstawowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych m.in. dane kontaktowe administratora, podstawy przetwarzania danych oraz czas przetwarzania danych.
5. Czas przetwarzania danych powinien być adekwatny do celu przetwarzania w postaci zapobiegania epidemii koronawirusa – uzasadnione będzie przetwarzanie tych danych do czasu ustania alertu Światowej Organizacji Zdrowia.

***

Z uwagi na duże ryzyko spowolnienia gospodarczego wywołanego epidemią, Rząd pracuje obecnie nad kolejnymi zmianami przepisów, o których będziemy Państwa na bieżąco informowali.

Jesteśmy do Państwa dyspozycji.

________________

fot. from pixabay.com