B2B, umowa zlecenie zamiast etatu? Od lipca 2026 r. firmy muszą uważać bardziej

Jeżeli ktoś pracuje w stałych godzinach, pod nadzorem, według narzuconych zasad, w określonym miejscu i w sposób typowy dla pracownika, firma musi liczyć się z większym ryzykiem. Od lipca 2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy będzie mogła reagować szerzej i szybciej niż dotąd.

To oznacza, że przedsiębiorcy powinni już teraz sprawdzić, czy stosowane w firmie umowy cywilnoprawne rzeczywiście pasują do rodzaju, charakteru i zakresu realizowanych czynności. Sam dobrze napisany dokument może nie wystarczyć, jeśli praktyka wygląda inaczej.

Inspektor dostanie nowe narzędzie

Największa zmiana polega na tym, że inspektor pracy będzie mógł nie tylko skierować sprawę do sądu, ale też wydać decyzję ustalającą istnienie stosunku pracy.

Dla firm to duża zmiana. Do tej pory wielu pracodawców zakładało, że spór o to, czy dana osoba była pracownikiem, rozstrzygnie dopiero sąd. Teraz pojawia się dodatkowa ścieżka. To może przyspieszyć cały proces i zwiększyć presję na pracodawcę już na etapie kontroli.

W praktyce trzeba więc brać pod uwagę dwa scenariusze. Inspektor może wydać decyzję albo skierować sprawę do sądu pracy. Oba rozwiązania mogą prowadzić do poważnych skutków dla firmy.

Wola stron nie zawsze ochroni pracodawcę

Wielu klientów zakłada, że skoro obie strony świadomie wybrały umowę zlecenia albo kontrakt B2B, to sprawa jest bezpieczna. Nowe przepisy pokazują, że to nie zawsze wystarczy.

Owszem, wola stron ma znaczenie. Nie będzie jednak decydująca, jeżeli inspektor uzna, że wybrana forma współpracy jest sprzeczna z prawem albo służy obejściu przepisów. Zgoda obu stron nie zamyka więc tematu, jeśli model współpracy wygląda jak etat.

To ważna informacja dla pracodawców. Bezpieczny model zatrudnienia trzeba oceniać nie tylko na podstawie umowy, ale też na podstawie realiów pracy. Właśnie tam najczęściej pojawia się największe ryzyko.

Problem może dotyczyć także wcześniejszych lat

Dla wielu firm szczególnie istotne będzie to, że sprawa nie musi dotyczyć wyłącznie przyszłości. Decyzja inspektora będzie wiązała się przede wszystkim z określonym momentem jej wydania, ale skierowanie sprawy do sądu może objąć również okres wcześniejszy.

To oznacza, że ryzyko może dotyczyć nie tylko bieżących umów, ale też współpracy, która trwa od dłuższego czasu. W praktyce pracodawca może więc mierzyć się nie tylko z koniecznością zmiany modelu zatrudnienia na przyszłość, ale także z oceną wcześniejszych rozliczeń.

Dla firmy to bardzo ważny sygnał. Im dłużej trwa ryzykowny model współpracy, tym większe mogą być konsekwencje.

Skutki mogą być nie tylko kadrowe

Spór o to, czy strony łączył stosunek pracy, nie kończy się na prawie pracy. Dla przedsiębiorcy równie ważne są skutki finansowe.

Jeżeli dana relacja zostanie uznana za stosunek pracy, może to wpłynąć także na rozliczenia z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i na obowiązki podatkowe. Problem kadrowy bardzo szybko może więc stać się problemem biznesowym.

W praktyce oznacza to konieczność spojrzenia szerzej. Warto ocenić nie tylko treść umów i zakres obowiązków, ale też sposób rozliczeń, dokumenty wewnętrzne i rzeczywistą organizację pracy. Ryzyko dotyczy całego modelu współpracy, a nie tylko jednego podpisanego wzoru umowy.

Kary wzrosną nawet do 60 tys. zł

Nowelizacja przewiduje też wyższe sankcje. Jeżeli pracodawca zawrze inną umowę niż umowa o pracę, mimo że współpraca ma cechy stosunku pracy, kara wzrośnie z 2 tys. zł do 60 tys. zł.

To zmiana, której nie warto lekceważyć. Przy większej liczbie podobnych umów ryzyko finansowe staje się realne i może mieć istotny wpływ na działalność firmy. Właśnie dlatego ten temat nie powinien trafiać na koniec listy spraw do załatwienia.

Jest też czas na uporządkowanie umów

Nowe przepisy przewidują rozwiązanie korzystne dla części pracodawców. Jeżeli firma w ciągu 12 miesięcy od wejścia w życie ustawy, czyli do 8 lipca 2027 r., zastąpi dotychczasową umowę cywilnoprawną umową o pracę, może uniknąć odpowiedzialności za wykroczenie związane z zastosowaniem niewłaściwej formy zatrudnienia.

To dobra wiadomość, ale nie warto traktować jej jako zachęty do zwlekania. Najlepiej wykorzystać ten czas na spokojny przegląd współpracy z osobami, które wykonują pracę w warunkach podobnych do etatu. Im wcześniej firma zidentyfikuje takie przypadki, tym łatwiej ograniczy ryzyko.

Co warto zrobić już teraz

Najrozsądniejszym krokiem jest dziś prosty przegląd modelu zatrudnienia w firmie. Trzeba sprawdzić, kto pracuje w stałych godzinach, pod kierownictwem, w określonym miejscu i na zasadach typowych dla pracownika. To właśnie w takich relacjach ryzyko jest największe.

Warto też uporządkować dokumenty i ocenić, czy treść umowy rzeczywiście odpowiada temu, jak wygląda współpraca w praktyce. W wielu firmach już sama taka analiza pozwala szybko wskazać obszary, które wymagają zmiany.

Najlepsza strategia to nie czekać na kontrolę, tylko działać wcześniej. Dzięki temu łatwiej ograniczyć spór, koszty i niepewność po wejściu nowych przepisów.

Od 8 lipca 2026 r. umowy cywilnoprawne będą oceniane jeszcze uważniej niż dziś. Dlatego już teraz warto odpowiedzieć sobie na jedno pytanie: czy sposób współpracy w Twojej firmie naprawdę odpowiada treści podpisanych umów?

autor: r.pr. Magdalena Prasek

Potrzebujesz wsparcia w zakresie prawa pracy? Skontaktuj się z nami: info@5e.legal, tel. 785 530 118.