Przepisy ustawy o VAT nie precyzują jaką dokumentację powinien posiadać podatnik. Pomocne w tym zakresie mogą okazać się Projekt objaśnień podatkowych w zakresie pakietu rozwiązań „Slim VAT” oraz wybranych rozwiązań doprecyzowujących niektóre konstrukcje VAT wprowadzonych ustawą z dnia 27 listopada 2020 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2419), opublikowany na stronach Ministerstwa Finansów, a także uzasadnienie do projektu wspomnianej ustawy zmieniającej.
Analiza powyższych opracowań nakazuje za wspomnianą dokumentacje uznać m.in.:
- dokumenty powszechne w obrocie handlowym, tj. np. umowy określające w jakich sytuacjach nabywca uzyskuje prawo do odzyskania części wynagrodzenia (np. ze względu na przyznany mu w ustalonych warunkach rabat; w tym aneksy do umów), a także regulaminy realizacji sprzedaży lub ogólne warunki umowy, których akceptacja dokonywana jest w momencie przystąpienia nabywcy do transakcji – które potwierdzają, że obie strony transakcji znają i akceptują nowe, zmienione warunki transakcji;
- korespondencja handlowa (np. mailowa);
- dowody zapłaty, kompensaty itp.;
- ustalenia ustne (telefoniczne),
- domniemana akceptacja warunków przez obie strony transakcji.
W uzupełnieniu powyższych informacji należy zwrócić uwagę, że podatnik ma możliwość wyboru stosowania w roku 2021 dotychczasowych regulacji w zakresie korekt in minus (pod warunkiem uzgodnienia powyższego na piśmie pomiędzy dostawcą towarów lub świadczącym usługi a ich nabywcą przed wystawieniem pierwszej faktury korygującej w roku 2021 r.).