Zatrudnianie cudzoziemców od 1 czerwca – co czeka pracodawców?

Legalizacja zatrudnienia cudzoziemców dotychczas wiązała się z wypełnianiem dokumentów i przewlekłym postępowaniem. Zgodnie z danymi Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, w latach 2023-2024 najwięcej dokumentów legalizujących pracę na terenie Polski wydano obywatelom Ukrainy, Białorusi oraz Gruzji (łącznie wydano ich ponad 1,5 miliona). Od 1 czerwca 2025 r. wszelkie formalności związane z zatrudnianiem cudzoziemców odbywają się wyłącznie online. Zgodnie z art. 8 ust. 2-5 Ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium RP, składanie oświadczeń o powierzeniu pracy oraz wniosków o zezwolenie na pracę sezonową odbywa się teraz tylko elektronicznie, przez portal praca.gov.pl. Dotyczy to także środków zaskarżenia w sprawach o wydanie zezwolenia na pracę.

Koniec ,,testu rynku pracy”

Dotychczas pracodawcy, którzy chcieli zatrudnić cudzoziemców na podstawie zezwolenia na pracę, musieli składać w powiatowych urzędach pracy wniosek o tzw. test rynku pracy. Starosta sprawdzał, czy na lokalnym rynku nie występują bezrobotni, których pracodawca mógłby zatrudnić. Te osoby miały pierwszeństwo przed cudzoziemcami – jeśli ich nie było, starosta wystawiał odpowiednie zaświadczenie, które było niezbędne do uzyskania zezwolenia na pracę.

Od 1 czerwca 2025 r. zniesiono testy rynku pracy. Natomiast zgodnie z art. 31 ust. 3 ustawy  starosta może określić listę zawodów, w stosunku do których odmawia się wydania zezwolenia na pracę cudzoziemca ze względu na trudną sytuację na lokalnym rynku pracy, uzasadniającą ograniczenie możliwości podjęcia pracy przez cudzoziemców na terenie powiatu. Dla większości pracodawców to znaczne uproszczenie, jako że nie trzeba już czekać na otrzymanie zaświadczenia z urzędu pracy przed zatrudnieniem cudzoziemca. Oznacza to jednak, ze pracodawca musi stale kontrolować, czy starosta nie objął ograniczeniami akurat tych zawodów, w których zatrudnieni mogliby być pracownicy-cudzoziemcy.

Nowe obowiązki pracodawcy – informowanie urzędów i tłumaczenia umów

Zgodnie z art. 17 ust. 1 ustawy pracodawca zatrudniający cudzoziemców musi przekazać cudzoziemcowi, z którym zawiera umowę o pracę, tłumaczenie umowy o pracę, jeśli ten nie posługuje się językiem polskim. Dodatkowo kopia umowy o pracę musi zostać przekazana do właściwego urzędu, który wydał zezwolenie na pracę lub wpisał do ewidencji oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Kopię umowy o pracę należy przekazać elektronicznie. Niedopełnienie tych obowiązków jest wykroczeniem, za które może grozić grzywna w wysokości od 1000 zł do 3000 zł.

Odmowa wydania zezwolenia na pracę – kiedy można się jej spodziewać?

Nowe przepisy precyzują kogo można legalnie zatrudnić pod względem statusu pobytowego. Obecnie nie wolno zatrudniać osób przebywających w Polsce na podstawie wiz nieprzeznaczonych do pracy ani na podstawie wiz wydanych przez inne państwa Schengen (np. Niemiec, Słowacji, Czech, Litwy). Przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy pracodawca ma obowiązek zażądać od niego ważnego dokumentu pobytowego i przechowywać jego kopię przez cały okres zatrudnienia oraz 2 lata po zakończeniu. Zatrudnienie będzie uznane za nielegalne nie tylko w razie braku wymaganego zezwolenia, ale także wtedy, gdy cudzoziemiec pracuje na innych warunkach niż określone w zezwoleniu lub bez pisemnej umowy.

Nie będzie więc można zatrudniać cudzoziemców przebywających na podstawie wizy wydanej w celu np. turystycznym, odwiedzin u rodziny i przyjaciół, nauki na studiach (należy zwrócić jednak uwagę na pewne rozróżnienie – zezwolenie na pracę jest potrzebne dla studentów, którzy kształcą się w ramach studiów niestacjonarnych; studenci kształcący się w ramach studiów stacjonarnych nie potrzebują zezwolenia), leczenia, szkoleń zawodowych. Nie będą też przyjmowane wnioski o zezwolenie na pracę, jeśli cudzoziemiec przebywa w Polsce na podstawie wizy wydanej przez inne państwo strefy Schengen. Taka wiza nie uprawnia też do ubiegania się o zezwolenie na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy. Jeśli cudzoziemiec przebywa w Polsce w ramach ruchu bezwizowego to może podjąć pracę, ale pracodawca musi uzyskać dla niego zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.

Pracodawco, przygotuj się na nowe przepisy!

W jaki sposób najlepiej przygotować się do nowych regulacji?

• Dostosowanie się do e-procedur – wszystkie wnioski i zgłoszenia składa się teraz za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. Należy pamiętać też o wysyłaniu kopii umów i powiadomień w przewidzianych terminach (7 lub 14 dni);
• Umowa w zrozumiałym języku – należy zawrzeć z cudzoziemcem pisemną umowę i zadbać o jej przetłumaczenie, jeśli cudzoziemiec nie zna języka polskiego;
• Weryfikacja statusu pobytowy – przed zatrudnieniem należy uzyskać paszport kandydata oraz dokument potwierdzający legalny pobyt z prawem do pracy (odpowiednia wiza lub karta pobytu) i zachować jego kopię.

autor: Michał Janik

Masz pytania? Skontaktuj się z nami: info@5e.legal, tel. 785 530 118.