Newsletter KRS ma więc w założeniu służyć przede wszystkim członkom organów podmiotów ujawnionych w KRS.
Po pierwsze, omawiane rozwiązanie będzie odnosiło się do podmiotów wpisanych do:
1) rejestru przedsiębiorców, a więc przede wszystkim spółek handlowych,
2) rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej.
Po drugie, zakres informacji podlegających automatycznemu przesłaniu osobom zainteresowanym będzie obejmować:
1) zarejestrowanie sprawy obejmujące numer KRS, sygnaturę sprawy i datę rejestracji sprawy,
2) dokonanie wpisu w Rejestrze obejmujące numer KRS, sygnaturę sprawy, datę dokonania wpisu i numer wpisu.
Po trzecie, nie ma ograniczeń w zakresie statusu osób, które mogą otrzymać informacje w ramach newslettera KRS. Projekt przewiduje wprost, że informacje są przesyłane automatycznie każdemu, kto za pośrednictwem systemu teleinformatycznego wskazał numer KRS podmiotu, którego informacje te mają dotyczyć. Wobec tego, katalog ten nie jest ograniczony do członków organów podmiotów wpisanych w KRS.
Zgodnie z uzasadnieniem projektu ustawy, uruchomienie usługi będzie polegać na:
a) zalogowaniu na koncie w Portalu Rejestrów Sądowych (PRS),
b) wybraniu dodatkowej funkcjonalności (zakładki) na Portalu,
c) wskazaniu numerów KRS podmiotów, których mają dotyczyć informacje.
Po czwarte, informacje dotyczące danego podmiotu przesyłane są przez okres nie dłuższy niż rok albo do chwili rezygnacji z otrzymywania tych informacji. Dopuszczalne jest przedłużanie tego okresu, każdorazowo na czas nie dłuższy niż rok.
Po piąte, projekt przewiduje, że jedna osoba może uzyskać informacje dotyczące maksymalnie pięćdziesięciu podmiotów. Ograniczenie to ma uzasadnienie techniczne – przekazywanie jednej osobie nieograniczonej liczbie podmiotów mogłoby doprowadzić do przeciążenia systemu teleinformatycznego.
Projektowane rozwiązanie w postaci newslettera KRS należy ocenić jednoznacznie pozytywnie. Warto jednak przedstawić w tym zakresie kilka uwag, sprowadzających się głównie do technicznej strony jego przyszłego funkcjonowania.
Projektodawcy ograniczyli ilość podmiotów co do których zainteresowany może uzyskać informacje w ramach newslettera KRS. Należy natomiast podkreślić brak ograniczeń w zakresie liczby zainteresowanych, do których przesyłane będą informacje dotyczące jednego podmiotu. Na podstawie projektowanych uregulowań należy uznać, że np. do newslettera KRS spółki publicznej może się zarejestrować nawet tysiąc akcjonariuszy. Powstaje wówczas pytanie, czy system informatyczny podoła przesłaniu stosownej informacji do tak szerokiej rzeszy osób.
Projekt ustawy dopuszcza możliwość uzyskiwania informacji dot. podmiotów non-profit, takich jak np. fundacje, stowarzyszenia czy związki sportowe. Wobec tego cel projektu jest w rzeczywistości szerszy niż założono i polega na przeciwdziałaniu kradzieży różnego rodzaju jednostek organizacyjnych, nie tylko spółek. Powstaje jednak pytanie, czy w przypadku tego typu podmiotów nie prowadzących działalności gospodarczej również występuje zjawisko ich „kradzieży” na podstawie fałszywych dokumentów składanych do sądów rejestrowych. Takie rozwiązanie rozszerza zakres informacji przekazywanych przez system teleinformatyczny, co może zwiększyć ryzyko jego przeciążenia.
W uzasadnieniu projektu wskazano, że zgłoszenie do newslettera KRS będzie w praktyce polegało na zalogowaniu się na koncie PRS i uruchomieniu dodatkowej funkcjonalności (zakładki). Wydaje się więc, że omawiane rozwiązanie będzie obsługiwane przez system teleinformatyczny Portalu Rejestrów Sądowych. W tym kontekście trzeba wskazać, że zasadniczą funkcjonalnością konta PRS jest możliwość składania wniosków rejestrowych dotyczących podmiotów podlegających wpisowi do KRS. Jeżeli system teleinformatyczny zostanie przeciążony obsługę nowej funkcjonalności (newsletter KRS), to może doprowadzić do utrudnienia lub uniemożliwienia realizacji zasadniczej funkcjonalności (składanie wniosków rejestrowych).