25 września 2024 roku wchodzą w życie przepisy o ochronie sygnalistów, a wraz z nimi nowe obowiązki dla pracodawców. Dotyczą one wszystkich przedsiębiorców, zatrudniających co najmniej 50 osób. Niezależnie od ilości pracowników, przepisy dotyczą także niektórych przedsiębiorstw z sektora finansowego oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska.
Sygnalista to osoba, która zgłasza naruszenie prawa lub nieprawidłowość w przedsiębiorstwie lub organizacji, z którą jest w jakiś sposób powiązana. Może być to pracownik, były pracownik, ale też kandydat do pracy. Celem ustawy jest ochrona sygnalistów przed działaniem odwetowym ze strony podmiotu, z którym pozostaje w stosunku prawnym (w kontekście związanym z pracą).
Ustawa o ochronie sygnalistów stanowi implementację Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie osób zgłaszających naruszenia prawa Unii i zacznie obowiązywać już 25 września. Chociaż termin wejścia w życie ustawy w ostatnich dniach poddawany był dyskusjom, a to za sprawą opinii Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, zgodnie z którą dopiero od 1 stycznia 2025 roku pracodawcy będą w stanie określić liczbę osób wykonujących pracę na ich rzecz, a tym samym wdrożyć przepisy ustawy. Opinia ta nie może być jednak uznana za wiążącą, wobec czego termin wrześniowy powinien być przyjęty jako ostateczny.
Ustawa o ochronie sygnalistów obejmie przede wszystkim podmioty prawne, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Do tej liczby zaliczamy nie tylko osoby, wykonujące pracę na podstawie umowy o pracę (w przeliczeniu na pełne etaty), ale także pracowników zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia czy umów cywilnoprawnych (B2B).
Obowiązkowe wprowadzenie procedur dotyczących ochrony sygnalistów bez względu na liczbę osób zatrudnionych obejmie również niektóre podmioty prawne, wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmowi, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska. To dość szeroki zakres, który obejmuje m.in. podmioty z branży bankowej, parabankowej, leasingowej, ubezpieczeniowej, ale też biura rachunkowe, biura nieruchomości, prawników, notariuszy, właścicieli kantorów wymiany walut i kryptowalut, a nawet firmy transportowe i logistyczne.
System ochrony sygnalistów muszą wprowadzić też jednostki organizacyjne gminy lub powiatu liczącego więcej niż 10 000 mieszkańców.
Wszystkie podmioty, których dotyczy ustawa będą musiały wdrożyć procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych. Procedura ta musi określać sposób, w jaki będzie można zgłosić naruszenie prawa, rodzaj kontaktu z sygnalistą oraz tryb postępowania ze zgłoszonymi informacjami.
W firmie musi zostać wyznaczona osoba lub stworzona jednostka organizacyjna, która będzie rozpatrywać zgłoszenia sygnalistów. Ten obowiązek może być też przejęty przez zewnętrzny podmiot. Ustawa daje możliwość przekazywania zgłoszeń wewnętrznych zarówno ustnie (osobiście lub telefonicznie) jak i pisemnie (w postaci papierowej i elektronicznej).
Sygnalista może też dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego organu publicznego według określonych przez te instytucje procedur.
Za brak wprowadzenia systemu ochrony sygnalistów lub niedotrzymanie terminu grozi kara grzywny. Poważniejsze sankcje mogą spotkać osoby, które uniemożliwiają lub utrudniają zgłoszenie sygnaliście, podejmują wobec niego działania odwetowe, ujawnią jego tożsamość albo stosują groźby lub przemoc. Takie przypadki zagrożone są karą grzywny, ograniczenia, a nawet pozbawienia wolności.
Z drugiej strony, dokonanie fałszywego zgłoszenia zagrożone jest karą grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.
– Sygnalistom należy się ochrona, ponieważ zazwyczaj są bezradni w starciu z podmiotem skłonnym do prowadzenia wobec nich działań odwetowych. Organizacje powinny natomiast wypracować wewnętrzną kulturę przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach prawa i rzeczywistego reagowania na te naruszenia. Nadmierna drobiazgowość i trudny, kazuistyczny język ustawy o ochronie sygnalistów, gubi powyższy cel społeczny. Rozwiązania są wdrażane w atmosferze podejrzliwości o możliwość nadużywania uprawnień przez adresatów ustawy, z niejasnym kręgiem podmiotowym stosowania ustawy w odniesieniu do podmiotów zatrudniających poniżej 50 osób i z niejasnym terminem wejścia jej w życie. Trudno będzie wobec powyższego traktować wdrażanie rozwiązań ustawowych w pierwszym okresie obowiązywania ustawy inaczej, jak tylko przykry obowiązek – mówi Tomasz Czapla, radca prawny, wspólnik w Kancelarii 5E Smaga i Wspólnicy.
Biorąc pod uwagę terminy wskazane w ustawie, czas na wdrożenie procedur ochrony sygnalistów zbliża się wielkimi krokami. Jeśli potrzebujesz pomocy w tym zakresie, zapraszamy do kontaktu.